办公室里的文档隐私问题真是让人头疼，上周我们公司就发生了一件尴尬事——财务部的小张不小心把工资表同步到了公共云盘，结果全公司都能看到。这种看似低级的错误其实每天都在上演，毕竟现在办公软件的各种”智能”功能太多了，一不留神就会踩坑。说到保护文档隐私，光是关闭云同步可能还不够，得从多个维度来防范。
文档权限管理是个精细活
我见过太多同事直接把文档权限设为”所有人可编辑”，这简直是在给数据泄露大开方便之门。微软的数据显示，超过60%的企业数据泄露源于内部权限设置不当。就拿最常见的Word文档来说，右键点击”属性”-“详细信息”-“删除属性和个人信息”，这个简单操作就能避免很多metadata泄露的风险。不过说实话，现在的办公软件权限系统确实复杂得有点过分，我每次设置都要反复确认好几次才放心。
那些容易被忽视的文档追踪功能
你们知道吗？很多办公软件默认开启的”修订记录”功能，可能会完整记录下你对文档的所有修改过程。去年某律所就因为这个功能泄露了客户谈判的底价策略。在WPS里，这个功能藏在”审阅”-“修订”里；Office则是在”文件”-“信息”-“版本历史”里。说实话，这些功能对协作很有帮助，但处理敏感文档时一定要记得关闭。
加密才是终极防护手段
最近帮客户做数据安全审计时发现，真正使用文档加密的企业还不到30%。其实Windows自带的BitLocker就很好用，或者用7-Zip这类工具给文档加个密码也很简单。我习惯给重要合同设置双重保护：先用Office自带的密码加密，再放到加密压缩包里。虽然每次打开要多输入一次密码有点麻烦，但想想万一泄露的后果，这点麻烦根本不算什么。
说到底，文档安全是个需要持续关注的事情。上周参加安全培训时讲师说得好：”数据泄露往往不是技术问题，而是习惯问题。”建议大家每个月花10分钟检查下办公软件的隐私设置，毕竟在这个时代，保护文档就是保护自己的职业生涯啊。
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